【必見】バックオフィスとは？フロントオフィスとの違いや必要なスキルも解説
2023年05月22日
近年、終身雇用制度の見直しとともに、転職意欲の高い20代の若者が増えています。そして、未経験からでもできる職種の選択肢のひとつに、組織の円滑な業務遂行を助ける「バックオフィス」が挙げられます。
なかには、バックオフィスとして働くことに興味を持っているものの「具体的な業務内容や就業のイメージがわかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バックオフィスの概要や求められるスキルを中心に紹介します。
- 「人を支えることにやりがいを感じる個性」を職業に活かしたい
- バックオフィスに興味はあるが具体的な業務内容や職種がわからない
- バックオフィスに必要なスキルや向いている人の特徴を知り職業理解を深めたい
という方はこの記事を参考にすると、バックオフィスについて幅広くわかるうえ、個性や適性を重視した職業選択のヒントが得られます。
目次
バックオフィスとは
バックオフィスとは、企業利益に直結する営業やマーケティング部を後方からサポートする役職・部署です。
具体的には、経理・人事・総務・法務・そのほか一般事務が当てはまります。バックオフィスは、顧客と直接やりとりする機会は少ないものの、健全な組織を支え間接的に利益に寄与しています。
したがって、バックオフィスには「安定した企業経営の土台」としての役割が期待され、企業の持続的な発展のためにも不可欠なポジションなのです。
フロントオフィスとの違いとは
バックオフィスとフロントオフィスは、業務内容と組織内の位置づけが異なります。
フロントオフィスとは、顧客と直接やりとりをする部門の総称であり、営業・コールセンター・マーケティングが当てはまります。フロントオフィスは直接収益に結び付くので「プロフィットセンター（利益部門）」と認識されています。
一方、バックオフィスはフロントオフィスのサポートに回るため「コストセンター（消費部門）」と認識されるケースが多いです。とはいえ、バックオフィスをコストセンターとして設置しているか否かは企業の考え方に依存します。
そこで、各社の考え方を確認すれば、バックオフィスに対する認識を確かめられます。また、バックオフィスをコストセンターとして認識していない、株式会社Stockのような企業であればやりがいも感じやすいです。
バックオフィスに必要なスキルとは
以下では、バックオフィスに必要なスキルを紹介します。あらかじめ求められるスキルを理解し、職業理解を深めたうえでミスマッチを防ぎましょう。
コミュニケーションスキル
はじめに、バックオフィスにはコミュニケーションスキルが必須です。
バックオフィスは、業務内容が多岐に渡るので、部署やチームの垣根を越えてコミュニケーションを図る機会が多いです。そのため、自身の要件を伝え、相手の話を聞く双方向のコミュニケーションが日常的に求められます。
以上のように、複数のメンバーと情報共有しなければならないので、バックオフィスにコミュニケーション能力が求められるのです。
作業における正確性
バックオフィスには、ルーチンワークといった繰り返し作業も多いので、正確性が求められます。
「ルーチンワーク」に加えて、資料作成やデータ入力といった、細かなミスを誘発しやすい業務内容が多いです。したがって、ミスを防ぐために、細かな頻度で振り返る丁寧な作業・勤務姿勢が必要です。
また、近年では業務効率化ツールを導入し、確認漏れや2重チェックの手間を削減する企業も増えています。そこで、ITツールを正確に使いこなすITリテラシーも備えていると強みとなり得るのです。
PCスキル
バックオフィスには、PCスキルが必須です。
バックオフィスはフロントオフィスに比べ、資料づくりや入力作業といったPC作業が多い特徴があります。そのため「Word」「Excel」「PowerPoint」の基本的なツールを使いこなすPCスキルが求められるのです。
また、タイピングスキルもPCスキルに含まれます。入力作業の多いバックオフィスでは、タイピング速度の上昇は業務効率の向上に直結するので、自信がない方は練習しておくことがおすすめです。
タスク管理スキル
バックオフィスは他の職業よりも高いタスク管理スキルが求められます。
部者やチームを横断する業務の多いバックオフィスは、並行して業務を抱えやすいなかで、タスクを消化しなければなりません。さらに、業務内容も「書類作成」「データ入力」「経営管理」など、タスクによって業務種別が異なるので混乱しやすいと言えます。
そのため、タスクを抱えていてもメンバーとこまめに情報を共有し、確実に納期へ間に合わせるタスク管理能力が必要なのです。
バックオフィスに向いている人の特徴
ここでは、バックオフィスに適している人を紹介します。自身の個性や強みがバックオフィスにマッチすれば、ミスマッチが起こりにくいので、以下を参考に適性を見極めましょう。
人をサポートすることが好き
他者を支えることに喜びを見出せる人は、バックオフィスに向いています。
バックオフィスは、フロントオフィスと異なり社外の人物と直接やりとりをしません。また、業務は組織や他部署に対してのサポートになるため、人を支えることにやりがいを感じられなければ、モチベーションが維持できない恐れがあります。
したがって、他者をサポートして円滑な組織づくりに貢献するやりがいを感じられる方には、バックオフィスに向いています。
コミュニケーション能力が高い
人と関わることが好きで、コミュニケーション能力の高い人もバックオフィスに適性があると言えます。
バックオフィスは、社内でコミュニケーションをとる機会の多い業務です。そのため、積極的にコミュニケーションを図り、ほかの職種のメンバーが快適に仕事ができるようなサポートが求められるのです。
また、バックオフィスの抱えやすい業務課題のひとつに属人化が挙げられます。専門性の高い業務なので属人化が生じやすいですが、積極的にノウハウ共有できるコミュニケーション能力を持つ人は、属人化の解消にも貢献できる人材として活躍が期待されます。
バックオフィスに役立つ資格
ここでは、バックオフィスに役立つ資格を紹介します。
- 中小企業診断士
- 社会保険労務士
- 衛生管理者
国家資格のひとつであり、中小企業が抱える課題の顕在化や助言をします。自社の抱える課題解決やコスト削減方法を立案・実行できます。
バックオフィスのなかでも、総務におすすめの資格です。労働基準法や雇用保険法といった労務管理に対する知識を証明し、対応可能な業務が広がります。
衛生管理者は、従業員50名以上で必要な国家資格です。「労働環境の管理」「労働災害の予防」「健康管理に取り組み」健全な組織作りに貢献します。
上記の資格は必須ではないものの、有しているとバックオフィスの転職時に、親和性をアピールできるメリットがあります。とはいえ、バックオフィスは未経験でも始めやすい職業であり、熱意のある方は資格がなくとも、まずは面接を受けてみるべきです。
バックオフィスに必要なスキルまとめ
ここまでバックオフィスで求められるスキルを中心に紹介しました。
バックオフィスは、営業やマーケティングメンバーを後方から支え、円滑な組織運営に貢献する重要なポジションです。一方で、未経験歓迎の求人も多い職業であり、とくに、人を支えることにやりがいを感じる方には転職の候補になり得ます。
ただし、バックオフィスの重要性を理解しないままに、コストセンターとして認識している企業では望んだキャリアを歩めない恐れがあります。そこで、バックオフィスの必要性を強く認識している企業を選ぶと、ミスマッチや不平等感を感じるリスクを減らせるのです。
したがって、バックオフィスへの転職を検討している方は、まずは関心ある企業の採用担当者と面談し「企業文化」「社風」「組織におけるバックオフィスの位置づけ」を確認してみましょう。
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